Die Informationen zum Datenschutz finden Sie in der Anlage “Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung” (z.B. Ort der Verarbeitung unter §2.4). Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) sind ein Teil dieser Anlage.
Vor Vertragsabschluss bestätigen wir Ihnen gerne, dass unser Datenschutzbeauftragter im vor-Ort-Audit des letzten Jahres keine Verstöße gegen die mit unseren Kunden vereinbarten TOM festgestellt hat.
Sobald zwischen unseren Unternehmen eine entsprechende vertragliche Basis existiert, stellen wir Ihnen gerne den detaillierten Bericht über das Audit zur Verfügung.

Übersicht Berichte

Nach Vertragsabschluss mit der Klassifizierung der Leistung als Auslagerung stellt die parcIT diverse Berichte zur ausgelagerten Dienstleistung zur Verfügung.
Im Wesentlichen sind das aktuell gemäß Rahmenvertrag §8.1.2:

• IDW PS 951 (jährlich)
• IDW PS 880 (siehe unten)
• Revisionsberichte (quartalsweise)
• Datenschutzbericht (jährlich)
• Notfallberichte (jährlich)

Diese Berichte können Sie jederzeit über das Kundenportal einsehen und herunterladen.
Ebenfalls können Sie sich bei der Einstellung von neuen Berichten informieren lassen.

Prüfungsstrategie IDW-PS 880

Für alle okular-Tools mit unmittelbarer Rechnungslegungsrelevanz (z. B. okular PWB BFA7) werden Funktionsprüfungen gemäß IDW PS 880 durchgeführt. Weiter wird jedes Jahr eine Auswahl an okular-Tools repräsentativ gemäß IDW PS 880 geprüft.
Die erste Prüfung von okular PWB BFA7 wurde zum 31.01.2023 beendet.
Die Prüfungsberichte werden im Kundenportal der parcIT veröffentlicht.

Aufbau der Infrastruktur

Zur Darstellung der Sicherheitsmaßnahmen folgt ein stark vereinfachter Aufbau der Infrastruktur:

Abbildung 1: Aufbau okular-Tool-Plattform

Segmentierung und Firewallschutz

Die verschiedenen Komponenten sind durch die Bildung von verschiedenen Netzen segmentiert. So können Zugriffe und Datenflüsse bedarfsgerecht gesteuert bzw. abgesichert werden. Den Servern bzw. Webanwendungen im Produktions-Netz werden die notwendigen Zugriffe gewährt.
Die okular-Tool-Plattform ist auch vom parcIT-Internen Netz separiert. Service-Zugriffe durch parcIT Mitarbeiter können nur von wenigen Mitarbeitern durchgeführt werden.

Zugriff durch Nutzer

Der einzige Zugriffspunkt auf die Plattform (das Produktions-Netz) von außen liegt am Azure Application Gateway (App-Gateway; links im Bild). Der App-Gateway wird durch eine Firewall und ein Standard Intrusion Detection System geschützt.
Der App-Gateway weist dann einen anfragenden Nutzer nach erfolgreicher Authentifizierung für ein okular-Tool einen der Server im Produktions-Netz zu oder fährt ggf. einen neuen Server hoch. Auf die virtuellen Maschinen im Produktions-Netz oder das Service-Netz kann nicht direkt von außen zugegriffen werden (siehe auch Segmentierung).
Der Zugriff erfolgt dann end-to-end verschlüsselt (https mit Transport Layer Security (TLS) in Version >= 1.2). Der Zugriff eines Browsers, der diesen Verschlüsselungsstandard nicht beherrscht wird abgelehnt.

Virtualisierung

Die eigentlichen Server der okular-Tool-Plattform im Produktions-Netz, auf denen die Webanwendungen laufen, sind virtuelle Maschinen (VM) ohne Gedächtnis. Das bedeutet, dass alle Daten, die im Arbeitsspeicher oder temporären Speicherinstanzen dieser Server zwischengespeichert wird, nach Herunterfahren der VM gelöscht werden. Die VMs werden dabei regelmäßig automatisch neu gestartet. Die temporären Daten in den VMs sind verschlüsselt.